【在留資格認定証明書】取得方法・必要書類・申請の流れを行政書士が解説
▼目次
1. 在留資格認定証明書とは？まず知っておきたい基礎知識
在留資格認定証明書とは、海外にいる外国人が日本へ中長期間入国しようとする場合に、その外国人が予定している活動が日本の在留資格に該当することなどを、あらかじめ確認してもらうための証明書です。
英語では「Certificate of Eligibility」と呼ばれ、一般的に「COE」と略されることもあります。
例えば、山梨県内の企業が海外に住んでいる外国人を採用し、日本へ呼び寄せる場合などに利用されます。
在留資格認定証明書が交付された後は、外国人本人が海外の日本大使館・総領事館などで査証（ビザ）の発給を受け、来日するという流れが一般的です。
在留資格認定証明書を持っているだけで日本への入国が保証されるわけではなく、査証発給や上陸審査は別に行われます。
在留資格認定証明書とビザは違う
在留資格認定証明書とビザは、混同されやすい制度です。
在留資格認定証明書は、日本で予定している活動が在留資格に該当することなどについて、あらかじめ審査を受けるためのものです。
一方、ビザ（査証）は、原則として海外にある日本大使館・総領事館などで申請します。
一般的には、
在留資格認定証明書を取得する
↓
海外にいる外国人へ送付する
↓
外国人本人が日本大使館・総領事館などでビザを申請する
↓
ビザが発給される
↓
日本へ入国する
という流れになります。
「在留資格認定証明書が交付された＝日本への入国手続きがすべて終了した」という意味ではない点に注意しましょう。
誰が申請するのか
在留資格認定証明書交付申請では、外国人本人がまだ海外にいるケースが多いため、日本側の代理人が申請することがあります。
例えば、日本企業へ就職する場合には受入企業の職員、日本人と結婚した外国人を呼び寄せる場合には日本人配偶者などが代理人となるケースがあります。代理人となれる人は、申請する在留資格によって異なります。
申請取次に対応する行政書士へ依頼して手続きを進める方法もあります。
企業が初めて外国人を海外から採用する場合には、
「外国人本人が海外の日本大使館ですべて手続きする」
と思っていることがあります。
しかし、実際には日本側で在留資格認定証明書交付申請を進めるケースが多いため、企業側でも必要書類の準備が必要になります。
電子メールで受け取ることもできる
現在は、在留資格認定証明書を電子メールで受領することも可能です。
電子メールで受け取った在留資格認定証明書は海外にいる外国人本人へ転送でき、本人はスマートフォンなどで提示して査証申請や上陸申請を行うことができます。
以前のように、日本で受け取った紙の証明書を国際郵便などで海外へ送付する必要がないケースもあるため、海外から外国人を呼び寄せる企業や家族にとって手続きの負担が軽減されています。
申請先はどこ？
在留資格認定証明書交付申請は、原則として代理人となる受入機関の所在地や親族の住所地を管轄する地方出入国在留管理官署へ申請します。
また、在留申請オンラインシステムを利用できる場合には、オンラインで在留資格認定証明書交付申請を行うことも可能です。外国人本人だけでなく、一定の要件を満たす所属機関の職員や行政書士などもオンライン手続きの対象となっています。
山梨県から申請する場合にも、申請する在留資格や受入機関の所在地などを確認したうえで、適切な申請先を確認することが重要です。
行政書士から見た実務上のポイント
在留資格認定証明書について最も注意したいのは、
「外国人を採用してから申請方法を調べる」
という順番です。
例えば山梨県内の企業が海外在住の外国人を採用する場合には、採用前に、
「予定している仕事内容に対応する在留資格は何か」
「本人の学歴や職歴は要件を満たしているか」
「企業側ではどのような書類を準備する必要があるか」
を確認しておくことが重要です。
雇用契約を締結した後になって、予定していた仕事内容では在留資格の要件を満たすことが難しいと判明すると、採用計画や入社時期そのものを見直さなければならない可能性があります。
海外人材を採用する場合には、「採用」と「在留資格」を別々に考えないことがポイントです。
2. 在留資格認定証明書が必要になる主なケース
在留資格認定証明書は、海外から外国人を日本へ呼び寄せる際に利用される代表的な手続きです。
ただし、外国人であれば誰でも同じ在留資格認定証明書を取得するわけではありません。
日本で行う活動や本人の身分関係によって、申請する在留資格が異なります。
海外から外国人を採用する場合
代表的なのが、日本企業が海外在住の外国人を採用するケースです。
例えば、山梨県内の企業が海外にいるITエンジニアや設計担当者、海外営業担当者などを採用する場合には、「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格を検討することがあります。
この場合、外国人本人の学歴や職歴だけではなく、
・日本で担当する仕事内容
・雇用契約
・給与
・勤務先企業の事業内容
なども重要です。
「海外の大学を卒業しているから日本で働ける」というわけではありません。
外国人本人の経歴と、日本で実際に担当する仕事を照らし合わせて確認する必要があります。
「技術・人文知識・国際業務」の在留資格認定証明書交付申請では、申請書や写真のほか、所属機関のカテゴリーなどに応じた資料が定められています。
海外にいる外国人配偶者を呼び寄せる場合
日本人が海外に住んでいる外国人と結婚し、その配偶者を日本へ呼び寄せるケースでも、在留資格認定証明書交付申請を利用することがあります。
この場合には「日本人の配偶者等」の在留資格を検討します。
ただし、
「日本人と結婚したから必ず交付される」
というものではありません。
法律上の婚姻だけでなく、夫婦がどのように知り合い、交際し、結婚に至ったのかなど、婚姻の実態を確認するための資料が重要になる場合があります。
特に、
・交際期間が短い
・夫婦の年齢差が大きい
・別居期間が長い
・オンラインで知り合った
などの事情がある場合には、その事情だけで不交付になるという意味ではありませんが、経緯を丁寧に説明することが重要です。
海外にいる家族を日本へ呼び寄せる場合
日本で一定の在留資格を持って生活している外国人が、海外にいる配偶者や子どもを日本へ呼び寄せる場合には、「家族滞在」を検討するケースがあります。
家族滞在は、対象となる在留資格を持つ外国人の扶養を受ける配偶者や子が、日本で日常的な活動を行うための在留資格です。
例えば、日本で「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を持って働いている外国人が、海外にいる配偶者や子どもを呼び寄せるケースです。
この場合には、
・本人と家族との関係
・扶養する外国人の在留資格
・収入
・日本で家族を扶養できる生活基盤
などを確認することが重要です。
「家族であれば誰でも家族滞在で呼べる」という制度ではありません。
特定技能外国人を海外から採用する場合
山梨県内の企業が、特定技能外国人を海外から採用する場合にも、在留資格認定証明書交付申請を行うケースがあります。
特定技能では、外国人本人に関する要件だけでなく、受入企業や対象分野に関する資料も必要になります。
出入国在留管理庁も、在留資格認定証明書交付申請について、申請人、所属機関、分野ごとに提出書類を案内しています。
特に特定技能1号では、外国人への支援も重要です。
そのため、
「試験に合格した外国人を採用すれば、日本へ呼べる」
という単純な手続きではありません。
受入企業側の体制まで含めて準備する必要があります。
留学などを目的に日本へ入国する場合
日本の大学や専門学校などで学ぶために海外から来日する場合には、「留学」の在留資格が関係します。
この場合には、受入れを行う教育機関などを通じて在留資格認定証明書交付申請が行われることがあります。
就労目的だけでなく、留学や家族との生活など、さまざまな目的で在留資格認定証明書が利用されています。
行政書士から見た実務上のポイント
実務上重要なのは、
「海外から人を呼ぶ＝在留資格認定証明書」
とだけ覚えるのではなく、
「日本で何をするために呼ぶのか」
を最初に確認することです。
例えば企業から、
「海外にいる外国人を採用したい」
と相談を受けた場合でも、仕事内容を聞かなければ適切な在留資格を判断できません。
また、家族を呼びたい場合にも、配偶者なのか、子どもなのか、親なのかによって検討する制度が異なります。
まず来日目的を明確にし、その目的に対応する在留資格を確認することが申請準備の第一歩です。
3. 在留資格認定証明書を取得するための主な条件
在留資格認定証明書を取得するための条件は、申請する在留資格によって異なります。
「在留資格認定証明書」という一つの共通資格があるわけではありません。
日本で行う予定の活動が「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」「家族滞在」「日本人の配偶者等」など、どの在留資格に該当するのかを確認し、その在留資格ごとの要件を満たす必要があります。
日本で行う活動が在留資格に該当していること
最も基本となるのが、日本で予定している活動と申請する在留資格が一致していることです。
例えば、海外から外国人を日本企業へ呼び寄せる場合でも、
「会社員として雇用する」
という理由だけでは在留資格は決まりません。
実際の仕事内容を確認します。
技術・人文知識・国際業務であれば、自然科学・人文科学などの知識を必要とする業務や、外国の文化に基盤を有する思考・感受性を必要とする一定の業務などが対象となります。
一方、特定技能では、制度上定められた対象分野での活動が前提です。
申請する在留資格と実際の活動内容が一致していることが重要です。
外国人本人が在留資格ごとの要件を満たしていること
就労系の在留資格では、外国人本人の学歴、職歴、資格、技能などが重要になることがあります。
例えば技術・人文知識・国際業務では、担当する業務と本人の学歴や実務経験などを確認します。
特定技能では、原則として技能水準や日本語能力などについて所定の要件を確認する必要があります。
そのため、企業が採用したいと思った外国人であっても、予定する在留資格の要件を満たしているかは別問題です。
採用前に履歴書だけでなく、卒業証明書や専攻内容、職歴などを確認しておくことが重要です。
受入企業や扶養者側の条件も重要
在留資格認定証明書の審査では、外国人本人だけを確認するとは限りません。
例えば就労系の在留資格では、勤務先企業の事業内容や雇用条件などが関係します。
家族滞在であれば、日本で生活する扶養者が家族を扶養できる状況にあるかも重要です。
配偶者関係の在留資格では、夫婦関係や日本での生活基盤なども確認されます。
つまり、
「外国人本人には問題がないから大丈夫」
とは限りません。
日本側の企業や家族についても準備が必要です。
報酬や雇用条件が適切であること
外国人を日本で雇用する場合には、報酬や雇用条件についても確認が必要です。
例えば外国人だからという理由で、日本人より著しく低い条件で雇用することを前提とした制度ではありません。
在留資格によって報酬に関する要件が定められている場合があります。
雇用契約書を作成するときには、
・給与
・勤務場所
・仕事内容
・雇用期間
などを明確にし、在留資格申請書との内容を一致させることが重要です。
上陸に関する条件にも注意する
在留資格の活動要件を満たしていることだけでなく、日本への上陸に関する条件も関係します。
過去の日本での在留状況など、申請者の経歴によっては慎重な確認が必要になることがあります。
過去にオーバーステイや退去強制などの事情がある場合には、通常の申請と同じように考えず、事前に状況を整理することが重要です。
不利に思える事実を隠して申請するのではなく、正確な経歴をもとに申請可能性を検討しましょう。
行政書士から見た実務上のポイント
在留資格認定証明書の相談では、
「必要書類を教えてください」
という質問をよく受けます。
しかし、書類を集める前に重要なのが要件確認です。
例えば企業から外国人採用について相談を受けた場合には、
「大学を卒業しているか」
だけではなく、
「何を専攻したのか」
「日本でどの仕事を担当するのか」
「雇用契約はどうなっているのか」
「会社はどのような事業を行っているのか」
まで確認します。
必要書類を完璧に揃えても、そもそも予定している活動が在留資格の要件に該当しなければ、申請は難しくなります。
「書類収集より先に要件確認」という順番を意識することが重要です。
4. 在留資格認定証明書の申請で必要になる書類
在留資格認定証明書交付申請では、申請する在留資格に応じて必要書類が異なります。
そのため、
「在留資格認定証明書の必要書類はこれだけ」
という共通の一覧だけで判断することはできません。
出入国在留管理庁が在留資格ごとに案内している最新の提出書類を確認することが基本です。
在留資格認定証明書交付申請書
基本となるのが、在留資格認定証明書交付申請書です。
申請する在留資格に応じて、
・外国人本人の情報
・日本で予定している活動
・勤務先
・職歴や学歴
・家族関係
などの必要事項を記載します。
ここで重要なのが、他の提出資料との整合性です。
例えば申請書では「海外営業」と記載しているのに、雇用契約書では「店舗スタッフ」となっていれば、実際にどの仕事を担当するのかわかりにくくなります。
申請書だけではなく、提出資料全体を確認しましょう。
写真などの基本書類
申請する在留資格に応じて、所定の規格を満たした写真などの基本書類を準備します。
例えば「技術・人文知識・国際業務」の在留資格認定証明書交付申請では、申請書とともに縦4cm×横3cmの写真などが案内されています。
写真についても規格が決められているため、古い写真や規格に合わない写真を使用しないよう注意しましょう。
就労系では学歴・職歴・雇用関係の資料
技術・人文知識・国際業務などの就労系在留資格では、外国人本人の学歴や職歴、勤務先との契約などを証明する資料が重要です。
例えば、
・卒業証明書
・学位などを確認する資料
・職歴を証明する資料
・雇用契約に関する資料
などが関係する場合があります。
特に注意したいのが、卒業証明書を提出すれば終わりではないという点です。
審査では、本人が何を学び、日本でどのような業務を担当するのかが重要になります。
必要に応じて、成績証明書などから専攻内容を確認することもあります。
企業側の資料
就労目的で外国人を呼び寄せる場合には、日本側企業の資料も必要になります。
提出資料は在留資格や企業の区分によって異なります。
「技術・人文知識・国際業務」では、所属機関のカテゴリーに応じて必要資料が区分されています。
企業側では、事業内容や雇用の実態などを説明できるようにしておくことが重要です。
特に設立直後の会社などでは、
「この会社は実際にどのような事業をしているのか」
「なぜ外国人を採用する必要があるのか」
「外国人は具体的に何を担当するのか」
が伝わる資料を準備することが重要になる場合があります。
配偶者・家族関係では身分関係を証明する資料
配偶者や家族を海外から呼び寄せる場合には、家族関係を証明する資料が重要になります。
例えば、
・婚姻関係を証明する書類
・出生関係を証明する書類
・戸籍関係書類
・扶養者の収入や職業を確認する資料
などが関係する場合があります。
外国で発行された書類を提出する場合には、日本語訳が必要になるケースがあります。
本国書類は国によって取得方法が異なり、発行まで時間がかかる場合もあるため、早めに確認しましょう。
理由書や追加資料が重要になるケースもある
出入国在留管理庁が案内する基本的な必要書類だけでは、個別事情を十分に説明できない場合があります。
例えば、
「外国人の専攻と仕事内容の関係がわかりにくい」
「新しく設立した会社で外国人を採用する」
「夫婦の交際期間が短い」
といったケースです。
このような場合には、事情を説明する文書や客観的な資料を追加することを検討します。
ただし、資料は多ければ多いほどよいというものでもありません。
「何を証明するための資料なのか」を明確にして提出することが重要です。
行政書士から見た実務上のポイント
在留資格認定証明書の書類準備では、
「必要書類一覧に書いてあるものを全部集めたから大丈夫」
と考えないことが重要です。
実務では、書類の枚数よりも内容の整合性を確認します。
例えば、
雇用契約書では「海外営業」
申請書では「一般事務」
会社の求人票では「店舗スタッフ」
となっていれば、仕事内容が一致していません。
また、外国人本人の履歴書では大学卒業が2024年3月となっているのに、卒業証明書では2024年6月となっている場合なども確認が必要です。
申請前には、
「本人の資料」
「企業・家族側の資料」
「申請書」
を別々に見るのではなく、すべて並べて内容が一致しているか確認することが、不備や追加説明を減らすポイントです。
5. 在留資格認定証明書の申請から日本入国までの流れ
在留資格認定証明書は、交付されれば手続きがすべて終了するわけではありません。
日本側で在留資格認定証明書交付申請を行い、交付後に海外の外国人本人が査証（ビザ）を申請し、その後、日本へ入国するという流れが一般的です。
企業が外国人を採用する場合には、入社予定日から逆算して準備することが重要です。
①外国人本人と日本側で申請条件を確認する
最初に、日本で予定している活動に対応する在留資格を確認します。
就労目的であれば、
・外国人本人の学歴や職歴
・日本での仕事内容
・雇用条件
・勤務先企業の状況
などを確認します。
配偶者や家族を呼び寄せる場合には、婚姻・親子関係、日本での生活基盤などを確認します。
ここで在留資格の選択を間違えると、その後どれだけ書類を準備しても適切な申請にはなりません。
まず「何の在留資格で呼び寄せるのか」を明確にしましょう。
②必要書類を収集して申請する
申請する在留資格が決まったら、必要書類を準備します。
就労目的であれば外国人本人の卒業証明書や雇用関係資料、企業側の資料などを準備します。
家族関係の在留資格であれば、婚姻や親子関係、扶養状況などを証明する資料を準備します。
必要書類が整ったら、管轄する地方出入国在留管理官署へ在留資格認定証明書交付申請を行います。
一定の場合には、オンラインで申請することも可能です。
申請取次に対応している行政書士へ依頼して手続きを進める方法もあります。
③審査・追加資料へ対応する
申請後は、出入国在留管理当局による審査が行われます。
審査中に追加資料の提出を求められることもあります。
例えば、
「外国人が担当する仕事内容について詳しく説明してください」
「本人の学歴との関連性がわかる資料を提出してください」
「夫婦の交際・婚姻経緯を確認できる資料を提出してください」
といった確認が行われる場合があります。
追加資料を求められたからといって、それだけで不交付になるわけではありません。
何を確認するために資料が求められているのかを考え、期限内に対応することが重要です。
④在留資格認定証明書が交付される
審査の結果、要件を満たしていると認められれば、在留資格認定証明書が交付されます。
現在は電子メールで受領できる仕組みもあります。
電子メールで受領した場合には、その内容を海外にいる外国人本人へ転送し、査証申請などに利用することができます。
紙の証明書を海外へ郵送する必要がないため、以前より手続きを進めやすくなっています。
⑤海外の日本大使館・総領事館などでビザを申請する
在留資格認定証明書が交付された後、外国人本人が原則として居住地を管轄する日本大使館・総領事館などで査証申請を行います。
ここで注意したいのは、
「在留資格認定証明書が交付された＝ビザ発給が保証された」
という意味ではないことです。
在留資格認定証明書は査証発給や日本への上陸を保証するものではありません。
また、在留資格認定証明書には有効期間があるため、交付後はそのまま放置せず、査証申請や来日の準備を進める必要があります。
⑥ビザ発給後に日本へ入国する
査証が発給されたら、航空券や住居などを準備し、日本へ入国します。
入国時には上陸審査が行われます。
企業が外国人を採用する場合には、在留資格認定証明書の交付予定だけを基準に入社日を確定すると、審査や査証手続きに時間がかかった場合に予定がずれる可能性があります。
海外から外国人を採用するときは、申請、審査、査証申請、渡航準備までを一つのスケジュールとして考えましょう。
行政書士から見た実務上のポイント
実務では、
「○月1日に入社してもらいたいので、その直前に申請すればよい」
という相談に注意が必要です。
在留資格認定証明書は申請後すぐに交付されるとは限らず、交付後にも査証申請や渡航準備があります。
さらに追加資料を求められれば、その対応にも時間が必要です。
特に企業の採用計画では、入社日を先に固定してから逆算するのではなく、在留手続きに一定の期間が必要であることを前提に、余裕を持ったスケジュールを設定することが重要です。
6. 審査期間はどのくらい？申請するタイミングと注意点
在留資格認定証明書を申請するときに多い質問が、
「申請してから何日で結果が出ますか？」
というものです。
海外から外国人を採用する企業にとっては、入社日や研修開始日に関係するため、特に重要なポイントでしょう。
しかし、審査期間はすべての在留資格や申請について一律ではありません。
出入国在留管理庁は、在留審査処理期間について定期的に公表していますが、実際の期間は申請する在留資格や案件の内容、時期などによって異なります。
審査期間は在留資格によって異なる
在留資格認定証明書の審査期間は、「必ず○か月」と決められているわけではありません。
例えば、
・技術・人文知識・国際業務
・経営・管理
・特定技能
・日本人の配偶者等
・家族滞在
など、申請する在留資格によって確認される内容が異なります。
さらに、同じ在留資格でも申請者の状況によって審査期間が変わる可能性があります。
最新の目安を確認したい場合には、出入国在留管理庁が公表している在留審査処理期間を確認しましょう。
追加資料があると時間がかかることがある
申請後に追加資料の提出を求められた場合には、資料を準備して提出し、その内容についてさらに審査が行われます。
例えば就労目的で、
「外国人の仕事内容をより具体的に説明してください」
と求められた場合、企業側で業務内容を整理し、資料を準備する必要があります。
提出までに時間がかかれば、その分だけ結果が出るまでの期間も長くなる可能性があります。
最初の申請時点で、申請内容がわかりやすく伝わるように準備しておくことが重要です。
設立直後の会社などでは準備資料が増える場合がある
設立して間もない会社が海外から外国人を採用する場合には、会社の事業実態などについて丁寧な説明が必要になることがあります。
例えば、
・どのような事業を行っているのか
・どのような取引があるのか
・なぜ外国人を採用するのか
・外国人にどのような仕事を担当してもらうのか
などです。
単に登記事項証明書と雇用契約書を提出すれば、会社の実態がすべて伝わるとは限りません。
新設会社で外国人採用を予定している場合には、通常以上に余裕を持って準備しましょう。
在留資格認定証明書の有効期間にも注意する
在留資格認定証明書には有効期間があります。
原則として交付から3か月以内に日本へ入国する必要があるため、取得する時期が早すぎても注意が必要です。
つまり、
「早ければ早いほどよい」
というわけでもありません。
外国人本人の退職時期、査証申請、航空券、住居、企業の入社予定日などを考慮しながら申請時期を決めることが重要です。
交付前に航空券を確定する場合は注意する
企業や本人としては、早めに航空券を購入して費用を抑えたい場合もあるでしょう。
しかし、在留資格認定証明書の審査結果が出る時期を正確に予測することはできません。
審査が予定より長引けば、航空券の日程変更が必要になる可能性があります。
特に変更・キャンセル条件が厳しい航空券を先に購入する場合には注意しましょう。
会社側も、交付予定日を確定したものとして扱わないことが重要です。
行政書士から見た実務上のポイント
海外から外国人を採用する場合には、
「いつ申請するか」
よりも、
「いつ日本で働き始めてもらいたいか」
から逆算して準備することが重要です。
例えば入社予定日が決まっているのであれば、その直前に申請するのではなく、
・本人の要件確認
・雇用契約
・必要書類収集
・在留資格認定証明書の審査
・査証申請
・渡航準備
までを含めてスケジュールを組みます。
また、審査期間は変動します。
企業の人員計画に関わる場合には、出入国在留管理庁が公表する最新の審査処理期間を確認し、余裕を持って進めることをおすすめします。
7. 在留資格認定証明書が不交付になりやすいケース
在留資格認定証明書は、必要書類を提出すれば必ず交付されるものではありません。
審査の結果、申請する在留資格の要件を満たしていないと判断された場合などには、不交付となる可能性があります。
不交付を防ぐために重要なのは、「書類をたくさん提出すること」ではなく、申請する在留資格と実際の状況が一致していることです。
仕事内容と申請する在留資格が合っていない
就労目的の申請で特に注意したいのが、実際の仕事内容です。
例えば「技術・人文知識・国際業務」を申請する場合、会社が外国人を正社員として採用するという事実だけでは足りません。
外国人本人が実際に担当する業務が、その在留資格で認められる活動に該当する必要があります。
例えば、申請書には専門的な業務を記載しているものの、実際には単純な現場作業が中心となるような場合には問題となる可能性があります。
企業側は職種名だけではなく、具体的な業務内容を整理しましょう。
学歴・職歴と仕事内容の関係を説明できていない
就労系の在留資格では、外国人本人の学歴や職歴が要件に関係する場合があります。
例えば大学を卒業していても、
「大学で何を学んだのか」
「その知識を日本でどのような仕事に活用するのか」
が重要になるケースがあります。
単に卒業証明書を提出するだけでは、専攻と仕事内容との関係がわかりにくい場合もあります。
そのような場合には、成績証明書や仕事内容の詳細資料などを使い、関係性をわかりやすく説明することを検討します。
申請書と提出資料に矛盾がある
在留資格認定証明書交付申請では、複数の書類を提出します。
その内容が一致していない場合には注意が必要です。
例えば、
・申請書と雇用契約書で給与が違う
・申請書と求人票で仕事内容が違う
・履歴書と卒業証明書で経歴が合わない
・会社資料と申請理由書で事業内容が異なる
などです。
単純な記載ミスであっても、審査側から見れば「どの情報が正しいのか」を確認する必要が生じます。
申請前に書類を横断的に確認しましょう。
会社や扶養者の状況を十分に説明できていない
外国人本人が要件を満たしていても、日本側の受入企業や扶養者について確認が必要になるケースがあります。
例えば新設会社で外国人を採用する場合、会社の事業実態や外国人を雇用する必要性などを説明する資料が重要になることがあります。
家族滞在の場合には、日本で生活している扶養者が家族を扶養できる状況にあるかが重要です。
「外国人本人の書類だけ完璧なら大丈夫」と考えず、日本側の状況も確認しましょう。
婚姻や家族関係の説明が不十分
日本人の配偶者等や家族滞在などでは、婚姻関係や親子関係を証明することが重要です。
例えば配偶者を呼び寄せる場合には、
・出会いの経緯
・交際期間
・結婚までの流れ
・現在の連絡状況
・日本での生活予定
などについて確認されることがあります。
交際期間が短い、年齢差が大きい、オンラインで知り合ったなどの事情だけで直ちに不交付になるわけではありません。
しかし、客観的に見て確認が必要な事情がある場合には、婚姻の実態が伝わるように説明することが重要です。
虚偽申請や事実を隠すことは避ける
過去の在留状況や経歴などについて、不利になると思って事実を隠すことは避けなければなりません。
例えば、
「以前の申請で不許可になった」
「過去に日本で在留上の問題があった」
「履歴書に記載していない職歴がある」
といった事情です。
不利な事情があることと、虚偽の内容を申請することは全く別の問題です。
事実関係を正確に整理したうえで、必要に応じて事情を説明することが重要です。
行政書士から見た実務上のポイント
在留資格認定証明書が不交付となるリスクを減らすためには、申請直前の書類チェックだけではなく、申請前の「設計」が重要です。
特に企業の外国人採用では、
「外国人を採用する」
↓
「雇用契約を締結する」
↓
「その後でビザを調べる」
という順番にすると、予定している仕事内容と在留資格が合わないことが後から判明する可能性があります。
できれば、
「採用候補者の学歴・職歴を確認する」
↓
「担当予定の仕事内容を整理する」
↓
「取得可能な在留資格を確認する」
↓
「雇用条件を決める」
↓
「申請準備を進める」
という順番で考えましょう。
また、不交付になった場合でも、原因によっては問題点を整理したうえで再申請を検討できる場合があります。
重要なのは、理由を確認しないまま同じ内容で申請を繰り返さないことです。
8. 就労・配偶者・家族滞在などケース別の申請ポイント
在留資格認定証明書交付申請では、申請する在留資格によって審査される内容や必要書類が異なります。
例えば、企業が外国人を採用するケースと、日本人が外国人配偶者を呼び寄せるケースでは、確認される内容は大きく異なります。
ここでは、代表的なケースごとに申請時のポイントを解説します。
就労ビザで外国人を海外から採用する場合
山梨県内の企業が海外在住の外国人を採用する場合には、「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格を検討することがあります。
この場合に特に重要なのが、
・外国人本人の学歴や職歴
・日本で担当する仕事内容
・学歴、職歴と仕事内容との関係
・給与などの雇用条件
・受入企業の事業内容
です。
例えば、大学を卒業している外国人であっても、大学で何を学んだのか、日本でどのような仕事を担当するのかによって判断が異なります。
また、
「営業職」
「事務職」
という職種名だけでは、実際の仕事内容が十分に伝わらないことがあります。
海外営業、マーケティング、通訳、企画など、外国人本人が具体的に何を担当するのか整理して申請することが重要です。
企業が海外人材を採用する場合には、雇用契約を締結する前の段階で在留資格を確認しておくと安心です。
日本人の外国人配偶者を呼び寄せる場合
日本人が海外にいる外国人配偶者を日本へ呼び寄せる場合には、「日本人の配偶者等」の在留資格を検討します。
この場合には、法律上結婚していることだけではなく、婚姻の実態についても確認されます。
例えば、
・どのように知り合ったのか
・いつから交際しているのか
・どのような経緯で結婚したのか
・夫婦間でどのように連絡を取っているのか
・日本でどのように生活する予定なのか
などです。
特に、
・交際期間が短い
・夫婦の年齢差が大きい
・SNSやマッチングサービスで知り合った
・結婚後も長期間別居している
といった事情がある場合には、その事情だけで不交付になるわけではありませんが、婚姻に至った経緯を丁寧に説明することが重要です。
写真やメッセージ履歴など、夫婦関係の実態が伝わる資料を準備する場合もあります。
家族滞在で配偶者や子どもを呼び寄せる場合
日本で就労している外国人が、海外にいる配偶者や子どもを日本へ呼び寄せる場合には、「家族滞在」を検討することがあります。
家族滞在では、家族関係だけでなく、日本で生活している外国人が家族を扶養できるかも重要です。
例えば、
・在職証明書
・収入関係資料
・課税関係資料
・家族関係を証明する書類
などが関係します。
注意したいのは、
「家族なら誰でも家族滞在で呼べる」
という制度ではないことです。
一般的には、対象となる在留資格を持つ外国人の扶養を受ける配偶者や子が対象です。
親や兄弟姉妹などを単純に家族滞在で呼び寄せることはできません。
家族を日本へ呼びたい場合には、まず誰を呼び寄せたいのか、その家族関係に対応する在留資格があるのか確認しましょう。
特定技能で外国人を呼び寄せる場合
海外から特定技能外国人を採用する場合には、外国人本人だけでなく、受入企業側にも確認事項があります。
特定技能では、
・外国人本人の技能・日本語能力
・受入企業の要件
・雇用契約
・対象となる業務
・支援体制
などを確認する必要があります。
特定技能1号では、受入企業などによる支援も重要です。
そのため、
「海外に試験合格者がいるから、すぐに呼び寄せられる」
というものではありません。
また、特定技能制度は改正や運用変更が行われることがあります。
申請時には、対象分野ごとの最新の提出書類や受入れ状況を確認することが重要です。出入国在留管理庁でも、特定技能の在留資格認定証明書交付申請について分野ごとの書類を案内しています。
経営・管理で来日する場合
外国人が日本で会社を経営するために来日する場合には、「経営・管理」の在留資格を検討することがあります。
このケースでは、
・事業内容
・事業所
・会社設立
・資本金や事業規模
・事業計画
・事業の継続性
などを総合的に準備する必要があります。
会社を設立しただけで、自動的に在留資格認定証明書が交付されるわけではありません。
例えば、会社登記を先に済ませたものの、在留資格上必要となる事業所の要件を考えていなかったというケースには注意が必要です。
会社設立と在留資格申請を別々に進めず、最初から一つの計画として考えることが重要です。
行政書士から見た実務上のポイント
在留資格認定証明書交付申請では、
「海外から外国人を呼ぶ」
という目的が同じでも、在留資格によって確認するポイントは全く異なります。
例えば、
就労ビザなら「仕事内容と本人の経歴」
配偶者ビザなら「婚姻の実態」
家族滞在なら「家族関係と扶養能力」
経営・管理なら「事業の実態や継続性」
が重要になります。
そのため、インターネット上にある他人の申請事例をそのまま真似するのではなく、自分の在留資格と事情に合わせて書類を準備することが重要です。
9. 山梨県で在留資格認定証明書を行政書士へ依頼するメリット
在留資格認定証明書交付申請は、自分たちで手続きを行うこともできます。
しかし、外国人本人が海外にいるため、日本側の企業や家族が中心となって書類を準備することも多く、
「何を準備すればよいかわからない」
「本人の学歴で申請できるかわからない」
「海外からどの書類を送ってもらえばよいかわからない」
といった問題が起こりやすい手続きでもあります。
山梨県で海外から外国人を呼び寄せる場合には、行政書士へ相談することで申請準備の負担を減らしやすくなります。
申請前に在留資格の要件を確認できる
行政書士へ相談する大きなメリットは、申請書を作成する前に、そもそも申請可能性を確認できることです。
例えば外国人採用では、
・外国人本人の最終学歴
・専攻内容
・職歴
・日本で予定している仕事内容
・給与
などを確認します。
この段階で問題が見つかれば、
「どのような仕事内容にするべきか」
「追加でどの資料を準備する必要があるか」
などを申請前に検討できます。
採用後になって在留資格とのミスマッチが判明するリスクを減らせることは、企業にとって大きなメリットです。
外国人本人と日本側の必要書類を整理できる
海外から外国人を呼び寄せる申請では、
「外国人本人が準備するもの」
「日本の企業や家族が準備するもの」
が分かれます。
例えば就労ビザでは、外国人本人から卒業証明書などを準備してもらう一方で、日本企業側でも雇用や会社に関する資料を用意します。
行政書士へ依頼することで、
「誰が」
「どの書類を」
「いつまでに」
準備するのか整理しやすくなります。
本国書類は取得に時間がかかる場合もあるため、最初に必要書類を整理することが重要です。
理由書や説明資料を作成できる
申請内容によっては、所定の申請書だけでは事情が伝わりにくい場合があります。
例えば、
・本人の専攻と仕事内容の関係がわかりにくい
・設立間もない会社で外国人を採用する
・外国人を採用する理由を詳しく説明する必要がある
・夫婦の交際期間が短い
などです。
行政書士へ依頼すれば、申請内容を整理し、必要に応じて理由書や説明資料の作成をサポートできます。
重要なのは、申請を有利に見せるために事実を変えることではありません。
実際の事実関係を整理し、審査側に正確に伝わる形にすることです。
書類全体の矛盾を確認できる
在留資格認定証明書交付申請では、外国人本人、企業、家族などから多くの資料を集めることがあります。
その結果、
・申請書と雇用契約書の給与が違う
・履歴書と卒業証明書の日付が違う
・仕事内容が資料ごとに違う
などの不一致が発生する場合があります。
行政書士が申請書類全体を確認することで、このような矛盾を申請前に発見しやすくなります。
申請取次を依頼できる場合がある
届出を行った申請取次行政書士であれば、一定の在留申請について申請取次を行うことができます。
在留資格認定証明書交付申請も対象となる手続きの一つです。オンライン申請についても、一定の要件を満たす行政書士などが利用できます。
ただし、行政書士であれば誰でも無条件に取次できるわけではありません。
また、在留資格や申請人の状況によって、代理人となれる人や取次の可否が異なる場合があります。
依頼する際には、在留申請や申請取次に対応している行政書士か確認しましょう。
山梨県内で継続的な外国人雇用を相談できる
企業が外国人を海外から採用する場合、在留資格認定証明書が交付されれば終わりではありません。
入国後には、
・在留期間更新
・転職や配置転換
・家族の呼び寄せ
・永住許可
など、さまざまな在留手続きが発生する可能性があります。
山梨県内で継続的に外国人を採用する企業であれば、最初の呼び寄せだけでなく、その後の在留管理まで相談できる行政書士を選ぶことで、社内の負担を減らしやすくなります。
行政書士から見た実務上のポイント
行政書士へ依頼するメリットは、
「代わりに申請書を書いてもらうこと」
だけではありません。
むしろ、
「申請前に問題を見つける」
「必要資料を整理する」
「申請内容に矛盾がないか確認する」
という部分に大きな意味があります。
特に山梨県内の企業が初めて外国人を海外から採用する場合には、採用候補者が決まった段階で相談することをおすすめします。
雇用契約や入社日をすべて確定させた後ではなく、その前に在留資格を確認することで、採用計画を立てやすくなります。
10. まとめ
在留資格認定証明書は、海外にいる外国人を日本へ呼び寄せる際に重要となる手続きです。
企業が海外人材を採用する場合だけでなく、
・外国人配偶者を日本へ呼び寄せる
・海外にいる配偶者や子どもを家族滞在で呼び寄せる
・特定技能外国人を採用する
・日本で会社を経営する外国人を呼び寄せる
など、さまざまなケースで利用されます。
ただし、
「在留資格認定証明書を申請すれば誰でも日本へ来られる」
というものではありません。
申請する在留資格ごとに条件があり、外国人本人だけでなく、日本側の企業や扶養者、配偶者などについても確認される場合があります。
特に就労目的で海外から外国人を採用する場合には、
・外国人本人の学歴や職歴
・日本で担当する仕事内容
・雇用条件
・勤務先企業の状況
を採用前に確認することが重要です。
また、在留資格認定証明書交付申請は、入社予定日の直前から準備する手続きではありません。
申請前には本人や企業の書類を収集する必要があり、申請後には審査があります。
さらに、証明書が交付された後も海外の日本大使館・総領事館などで査証申請を行い、日本へ入国するまでに一定の手続きが必要です。
そのため、
「○月から日本で働いてもらいたい」
「○月から家族と日本で暮らしたい」
という予定がある場合には、そこから逆算して早めに準備を始めることが大切です。
また、申請では書類の数だけでなく、内容の整合性が重要です。
例えば、
「申請書と雇用契約書で仕事内容が違う」
「履歴書と証明書で経歴が一致していない」
「本人の学歴と仕事内容との関係がわかりにくい」
といった状態では、追加説明が必要になる場合があります。
提出する資料を一つひとつ別々に見るのではなく、申請全体として矛盾がないか確認しましょう。
山梨県・甲府市で、
・海外から外国人を採用したい
・外国人エンジニアや海外人材を日本へ呼びたい
・外国人配偶者を日本へ呼び寄せたい
・家族滞在の手続きをしたい
・在留資格認定証明書の必要書類がわからない
・以前に不交付となったことがある
といったお悩みがある場合には、行政書士への相談も検討してみてください。
在留資格の要件確認から必要書類の整理、申請書や説明資料の作成まで早めに準備することで、海外から外国人を呼び寄せる手続きをスムーズに進めやすくなります。
